yritysten rikosturvallisuus 2017

52 YRITYSTEN RIKOSTURVALLISUUS 2017 YRITYSTEN RIKOSTURVALLISUUS 2017 Mikään suunnitelma ei ole toimintavarma, mikäli sitä ei ole jollan tavalla testattu. Siksi jatkuvuussuunnitelman toimivuutta tulisi kokeilla vähintään neuvotteluhuone- harjoituksena. Neuvotteluhuoneharjoitus on harjoitus, jossa ei toteuteta toimenpiteitä käytännössä, vaan etu- käteen käsikirjoitettuun tarinaan liittyviin kysymyksiin vastataan sitä mukaa kuin tilanne kehittyy. Kysymyksiin vastaamisen lisäksi osallistujat tekevät erilaisia tilan- teen vaatimia päätöksiä liiketoiminnan turvaamiseksi ja tilanteen hallitsemiseksi tai sen vaikutusten minimoi- miseksi. Miten jatkuvuussuunnitelma laaditaan? • Jokaisen yrityksen on tehtävä omasta jatkuvuus- suunnitelmastaan itsensä näköinen. Suunnitelmat ovat aina yrityskohtaisia eikä niitä voida sisällöllises- ti koskaan kopioida suoraan toisen yrityksen käyt- töön. • Suunnitelman voi jakaa esimerkiksi kolmeen osaan: pelastussuunnitelmaan, poikkeustilanteiden johta- miseen ja toipumissuunnitelmaan. Nämä taas voi- daan jakaa pienempiin osa-alueisiin kuten toipumis- suunnitelmat koskien liiketoiminnan eri osa-alueita, varatoimipaikkasuunnitelma, sidosryhmien tiedot- tamis- ja yhteistyösuunnitelma (alihankkijat, tava- rantoimittajat, palveluidentuottajat) ja vaikkapa tuotantomateriaalin hankintasuunnitelma. • Jatkuvuussuunnitteluprosessin merkittävimpiä vai- heita on harjoittelu. • Jatkuvuussuunnitelmaa pitäisi päivittää säännölli- sesti ja aina kun yritykselle tulee uutta merkittävää liiketoimintaa, joka saattaa edellyttää aiempaa laa- jempia varautumistoimia. Kaikista vastanneista yrityksistä vain hieman yli kolmas- osalla (37 %) oli jatkuvuussuunnitelma. Suurista vas- taajista kahdella kolmasosalla (69 %), keskisuurista alle puolella (47 %) ja pienistä vastaajayrityksistä kolmas- osalla (31 %) oli jatkuvuussuunnitelma. Yli puolet (56 %) kaikista vastaajayrityksistä tiesi, ettei yrityksessä ole tehty jatkuvuussuunnitelmaa ja seitsemän prosenttia ei tiennyt, onko suunnitelmaa tehty. Suuristakin vastaajis- ta peräti neljäsosa ei ole tehnyt suunnitelmaa. Yrityksillä on merkittävä rooli koko yhteiskunnan häiriöidensieto- kyvyssä. Siksi jatkuvuussuunnitelmien määrää on saata- va lisättyä kaikissa yrityskokoluokissa. Teollisuuden ja kaupan yrityksistä 38 prosenttia ja pal- velualan yrityksistä 37 prosenttia oli tehnyt jatkuvuus- suunnitelman. Osuus oli tätäkin heikompi rakennus- alalla, jossa vain neljäsosa (26 %) yrityksistä oli tehnyt jatkuvuussuunnitelman. Yrityksellä on käytettävissään kriisiviestintäohje Kriisiviestintäohje liittyy käytännössä aina tilanteisiin, joissa yrityksen liiketoiminnan jatkuvuus on uhattuna. Huonosti viestitetty kriisitilanne voi antaa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille kuvan siitä, ettei yritys ole on- nistunut selviytymään tilanteesta hyvin. Henkilökunnan on esimerkiksi tiedettävä, kuka saa antaa lausuntoja tai tietoa yrityksen ulkopuolisille tahoille. Näin tiedonkul- kua voidaan hallita ja välttää tilanteet, joissa tietoa pää- tyy hallitsemattomasti julkisuuteen. Kaikista vastanneista yrityksistä vain hieman yli kolmas- osalla (36 %) oli kriisiviestintäohje. Suurista vastaajista kahdeksalla kymmenestä (81 %), keskisuurista kahdella kolmasosalla (61 %) ja pienistä vastaajayrityksistä neljä- sosalla (24 %) oli kriisiviestintäohje. Noin kolmasosa teollisuuden (38 %), palvelualan (33 %) ja kaupan (31 %) yrityksistä, mutta vain viidesosa (21 %) rakennusalan yrityksistä oli tehnyt jatkuvuussuunnitel- man. Kriittisille palvelujen ja toimintojen on määritelty suurin sallittu keskeytysaika Suurimman sallitun keskeytysajan määrittäminen antaa johdolle käsityksen siitä, mitä kriittiset toiminnot ja pal- velut ovat ja miten pitkään ne voivat olla pysähtyneenä. Joillakin yrityksillä saattaa olla toimintoja, jotka eivät voi olla lainkaan tai vain lyhyen aikaa keskeytyneenä. Sen vuoksi yrityksen ainoaksi vaihtoehdoksi saattaa jäädä varajärjestelmien ylläpito. Jos suurinta sallittua keskeytysaikaa ei ole määritetty, saattaa käydä niin, ettei yritys kykene pitämään sopi- musvelvoitteistaan kiinni. Suurimman sallitun keskey- tysajan jälkeen häiriö alkaa vaikuttaa sietokyvyn ylit- tävällä haitallisella tavalla liiketoimintaan. Yritys voi varautua keskeytysvakuutuksella, mutta niissäkin on omavastuunsa. Yrityksen on hyvä selvittää, mitä vakuu- tus korvaa. Vakuutuksetkin edellyttävät yritykseltä jon- kinasteisia varautumistoimia. Kaikista vastanneista yrityksistä vain kolme kymmenes- tä (29 %) oli määritellyt suurimman sallitun keskeytys- ajan. Suurista yrityksistä yli puolet (54 %), keskisuurista kolmasosa (35 %) ja pienistä yrityksistä neljäsosa (24 %) oli määritellyt suurimman sallitun keskeytysajan. Noin kolmasosa (31 %) palvelualan yrityksistä, neljä- sosa (25 - 27 %) kaupan ja teollisuuden yrityksistä ja kymmenesosa (8 %) rakennusalan yrityksistä oli määrit- tänyt suurimman keskeytysajan. Kriittisten palvelu- ja hyödyketoimittajien häiriöti- lanteisiin varautumisesta sopiminen Nykyisin yhteistyökumppaniverkostolla ja alihankinta- ketjuilla on merkittävä rooli yrityksen toiminnan onnis- tumisessa. Jos tavarat eivät saavu ajallaan ja palveluita ei toteuteta sovitusti sen vuoksi, että joku verkoston tai alihankintaketjun toimijoista on kohdannut jatkuvuu- den keskeyttäneen tilanteen, saattaa se vaikuttaa suo- raan asiakassuhteessa vastuussa olevan yrityksen toimi- tusvarmuuteen ja asiakassuhteisiin.